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6 razones para cambiar de Excel a una plataforma de Gastos Comunes
¿Tu administrador aún utiliza hojas de cálculo, es recomendable modernizar la gestión de la comunidad, y mejorar la transparencia.
La utilización de hojas de cálculo en adminsitración de condominios tuvo su esplendor hace 15 años (o más) cuando las computadoras irrumpieron para pasar del libro escrito a digital.
Errores típicos basados en hojas de cálculo.
“En 2013 TransAlta, una empresa canadiense de generación de energía, adquirió más contratos de energía en EE. UU. de lo planeado. Esto resultó ser un error que costó 24 millones de dólares. Fue resultado de un simple error de cortar y pegar en una hoja de cálculo de Excel”.
6 razones poderosas para cambiar.
1. Menos movilidad.
Para un proyecto de equipo, debes enviar la hoja a cada individuo o ponerla en una unidad compartida. Si uno de ellos edita el archivo, deberás volver a enviar la información actualizada desde tu computador.
2. Baja productividad.
Al comparar las horas dedicadas a llenar una hoja de cálculo versus todas las tareas automatizadas que un sistema de administración de gastos comunes, es cuando entiendes su valor.
3. Baja Calidad de gestión
Al automatizar tareas resulta de lo más sencillo mejorar la productividad. Orden, rapidez y pulcritud en el manejo de información son factores que todo cliente aprecia.
4. No se ven bien
Tanto las colillas de cobro de gastos comunes como los informes financieros lucen poco profesionales.
5. Transferir datos
Los correos electrónicos limitan el envío de archivos a 25 megabytes.
6. Al usar hojas de cálculo causan errores difíciles de encontrar
Un alto porcentaje de todas las hojas de cálculo contienen errores. Si los integrantes de tu equipo modifican la hoja de cálculo para satisfacer sus propias necesidades de datos, potencialmente podrían crear fórmulas inexactas ocultas en posteriores repeticiones.
Nos faltó las más importante, la transparencia, un sistema de gastos comunes, permite a los residentes acceder a revisar toda la gestión administrativa.
Sí, y los gastos comunes se pueden optimizar. En Cómo Administrar Condominios te ayudamos.
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